Tietohallinto: Kunta on laatinut uuden tietohallintostrategian
Mäntsälän kunnassa aletaan toteuttamaan ensi vuoden alusta lähtien uutta tietohallintostrategia, joka ulottuu aina vuoteen 2026 asti. Uudistuksella haetaan tehokkuutta ja säästöjä.
Kunnan tietohallintopäällikkö Harri Hongisto kertoo nyt mitä uudistus pitää sisällään ja kuinka mahdollisia säästöjäkin syntyy.
Tietohallintostrategia voi kuulostaa monimutkaiselta kokonaisuudelta, mutta Hongisto painottaa, että keskeisintä on pienet arkielämää helpottavat muutokset:
– Tyypillisimmät virheet ovat sellaisia, että lähdetään aina laite ja sovellus edellä ja jos näin lähestytään, niin hyvin suurella todennäköisyydellä koko projekti tai hanke tulee epäonnistumaan.
Hongisto on aikaisemmin työskennellyt sote-maakuntauudistuksen parissa projektipäällikkönä ja vastuualueena hänellä oli omien sanojensa mukaan ”kaikki laitteet, joita ihmiset koskevat”.
Isoissa uudistuksissa usein unohtuu käyttäjät ja Hongiston tulkinnan ja havainnon mukaan myös Mäntsälässä oli sellainen ajatusmalli valloillaan.
Vältetään luotaantyöntävää it-slangia.
Harri Hongisto
– Itse näen sen niin, että ihminen on keskiössä ja ihmistä varten me tuodaan näitä asioita käyttöön, Hongisto summaa.
Mitä tämä siis käytännössä tarkoittaa? Hongisto kertoo, että hänen tehtävänään on selvittää kunkin uuden laitteen tai ohjelman todellinen käyttötarkoitus ja syy hankinnalle. Selkeillä linjauksilla ja hankinnoilla vältytään tietotekniikan ja järjestelmien päällekkäisyyksiltä.
Tällä hetkellä yksi toimintamalliin sopiva kehityskohde on kokoushuoneiden AV-järjestelmien yhdenmukaistaminen.
– Tein sellaisen havainnon, että moni toimija kunnassa teki itsenäisesti järjestelmähankintoja ja silloin oltiin ehkä liiaksi toimittajan talutusnuorassa.
Ihannetilanteessa tietohallinnon kautta tehtäisiin määrittelyvaihe ja prosessikuvauksia, jolloin järjestelmien päällekkäisyyksiä voidaan karsia ja lisenssimaksujen karsimisen myötä syntyy myös konkreettista säästöjä.
– Se kartoitus on vielä tekeillä.
Yksi keskeinen työvaihe on vielä henkilökunnan kouluttaminen. Vasta osaamistason noustessa voidaan ottaa parempia palveluita käyttöön.
– Edetään pienin askelin ja vältetään luotaantyöntävää it-slangia. Nyt olemme joka viikko lähettäneet ”viikon vinkin”, jossa on ihan konkreettisia pieniä neuvoja työnteon helpottamiseksi.
– Tehokkuutta ja säästöjä syntyy, kun toimintavarmuus paranee, Hongisto selventää.
Olennaisimmaksi asiaksi Hongisto kuitenkin nostaa sen, että uusia toteutuksia ja kehityslinjoja on suunniteltu kunnan eri toimijoiden kanssa yhteistyössä.
– Silloin ratkaisuista tulee niiden toimijoiden näköisiä ja heille sopivia, eikä niin, että tietohallinto rakentaa toimintaympäristöä, joka sopii heille itselleen.
Uudistus ei tule koskemaan pelkästään kunnan toimijoita ja työntekijöitä, vaikka uudistuksella toki pyritäänkin tehokkuuteen ja säästöihin.
Yksi kuntalaisia ja ulkopaikkakuntalaisiakin ilahduttava uudistus on kunnan uudet kotisivut. Sivujen suunnittelussa otetaan huomioon Hongiston peräänkuuluttama käyttäjälähtöisyys, mutta suunnittelua ohjaa myös laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta, joka astui voimaan 1.4.2019.
Laki pohjaa Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviin, jolla halutaan edistää kaikkien mahdollisuutta toimia täysivertaisesti digitaalisessa yhteiskunnassa.
– Pyritään siihen, että kaikki on yhdessä paikassa ja helposti saatavilla.
Yhtenä tietohallintoon liittyvänä suurena muutoksena on Kuuma-ICT:stä irtautuminen. Mäntsälän kunnanvaltuusto hyväksyi 1. kesäkuuta aloitteen, jossa Mäntsälä luopuu Keski-Uudenmaan Informaatioteknologia Oy:n osakkeista ja liiketoiminnasta kilpailutuksen yhteydessä.
– Tammikuussa alkaa neuvottelu eri toimittajien kanssa ja kartoitetaan, mikä toimittaja olisi meille soveltuvin. Haemme sellaista, joka on kyvykäs tarjoamaan palveluja kustannustehokkaasti.
Hankinta toteutetaan yhteistyössä muiden Keski-Uudenmaan kuntien kanssa.