Kiinteistövinkki: Sähköinen allekirjoitus ja etä-äänestys avuksi

Yhä useampi kokous käydään etänä verkossa. ARKISTO

Marika Sipilä

Taloyhtiöt ja isännöinti ovat menneen poikkeuksellisen vuoden aikana ottaneet digiloikan toden teolla.

Sähköinen asiakirjojen allekirjoittaminen sekä etäosallistujan äänestysmahdollisuus oli viime keväänä vielä hieman hakusessa, mutta nyt näihin löytyy ratkaisuja monelta suunnalta ja sähköiset toimintatavat siirtyvät osaksi arkipäivää.

Joukko kiinteistö- ja rakentamisalan toimijoita on haastanut itsensä sähköiseen allekirjoittamiseen lanseeraamalla #kynätpois-haasteen.

Kiinteistöliitto on haasteessa mukana ja olemme ottaneet käyttöön sähköisen allekirjoittamisen palvelun.

Sähköinen allekirjoitus tehostaa toimintaa ja nopeuttaa asiakirjojen käsittelyä. Säästyy sekä aikaa että rahaa, kun kukin allekirjoittaja voi perehtyä asiakirjaan ja allekirjoittaa sen itselleen sopivana aikana.

Kun allekirjoitukset hoidetaan sähköistä palvelua käyttäen, saadaan asiakirjat samalla arkistoitua kätevästi. Sähköisen allekirjoittamisen taustalla on ajatus asiakirjojen sähköisestä arkistoinnista.

Pöytäkirjat, sopimukset sekä muut asiakirjat ovat tallentuu niin, että tietoturvallisuus on huomioitu.

Tietojen omistamiseen, hallintaan ja sähköisen arkistoinnin mahdollisuuksiin kannattaa taloyhtiöissä kiinnittää erityistä huomiota jo isännöintipalveluja hankittaessa.

Samalla hallitusten on hyvä harkita alkuperäisen paperisen arkiston säilyttämisen perusteet jatkossa. Tallennettu tieto ja sujuva tiedonsiirto on sekä asunto-osakeyhtiön että isännöinnin etu.

Taloyhtiön yhtiökokous kannattaa epidemiatilanteen rauhoituttua jatkossakin järjestää siten, että etäosallistuminen on mahdollista.

Tähän saimme jo oppia kantapään kautta viime vuonna. Mutta etä-äänestäminen ainakin live-tilassa oli vielä harvemmassa kokouksessa mahdollista.

Tähän on tullut tarjolle erilaisia palvelualustoja, joihin tutustuminen kannattaa nyt etukäteen.

Avoimet ja suljetut äänestykset, valtakirjojen kerääminen ja edustajan valtuuttaminen onnistuvat eri alustojen kautta ja osallistumisaktiivisuus saadaan nousemaan, kun vaihtoehtoisia tapoja on tarjolla.

Kirjoittaja on Hyvinkään-Riihimäen-Mäntsälän Kiinteistöyhdistyksen toiminnanjohtaja.

Palsta palvelee kaikkia taloyhtiöissä asuvia ja niissä osakkeita omistavia.

Palstalle voi lähettää kysymyksiä osoitteeseen marika.sipila@ukl.fi

Kommentoi