Kiinteistövinkki: Kuinka järjestää yhtiökokous etänä

Marika Sipilä

On valitettavaa, että koronapandemia tulee tänäkin vuonna vaikuttamaan taloyhtiöiden yhtiökokousten järjestämiseen.

Taloyhtiön vastuuhenkilöiden on kiinnitettävä erityistä huomiota kokoontumisrajoitusten seuraamiseen, turvalliseen osallistumiseen sekä etäosallistumismahdollisuuksien hyödyntämiseen.

Harkittaessa yhtiökokouksen järjestämistä on seurattava tarkasti kulloinkin voimassa olevia kokoontumisrajoituksia.

Tällä hetkellä kaikki yli kuuden hengen yleiset kokoukset on kielletty Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin alueella. Kielto koskee siis myös yhtiökokouksia.

Osakkeenomistajia ei voida kieltää tulemasta yhtiökokouksen kokouspaikalle, mutta jos paikalle saapuisi yli kuusi henkilöä, on kokous siirrettävä tai peruttava tai varattava lisätila. Yhtiökokouskutsussa tulisikin suositella etäosallistumista, johon on monia eri tapoja.

Laki ei edelleenkään mahdollista yhtiökokouksen järjestämistä kokonaisuudessaan etäkokouksena, vaan aina on järjestettävä myös perinteinen yhtiökokous.

Fyysisellä kokouspaikalla voi olla paikalla esim. vain kaksi henkilöä, toinen kokouksen puheenjohtajana ja samalla sihteerinä, toinen pöytäkirjan tarkastajana. Myös etänä voi toimia kokousvirkailijana.

Etäyhteyksien käyttöön on laadittu paljon erilaisia ohjeita. Reaaliaikaisten kokousjärjestelmien lisäksi yhtiökokoukseen osallistuminen voidaan hoitaa etukäteen annetuilla ennakkokannoilla postitse tai sähköpostitse.

Tämä edellyttää riittävän selkeitä päätösesityksiä. Päätöksen käytettävistä etäyhteyksistä tekee hallitus. Etäosallistumisen mahdollisuudesta ja toteutustavasta on aina mainittava kokouskutsussa. Kutsuun on liitettävä myös riittävät ohjeet etäosallistumistapojen käyttöön. Myös valtakirjan antaminen voi olla joillekin helpoin tapa osallistua.

Äänestystapa voi vaihdella valittujen etäosallistumistapojen mukaan. Usein käytetyn suljetun lippuäänestyksen järjestäminen ei onnistu kaikissa osallistumistavoissa. Viime kädessä päätöksen äänestystavasta tekee yhtiökokous enemmistöpäätöksellä. Äänestystavoista lisää tekstin lopussa olevilla nettisivuilla.

Yhtiökokous voidaan lain mukaan jättää pitämättä, jos kaikki taloyhtiön osakkaat ovat yksimielisiä siitä, että asiasta päätetään kokousta pitämättä. Osakkaiden tulee myös olla yksimielisiä varsinaisesta päätösasiasta.

Toisin kuin viime vuonna, toistaiseksi ei ole tiedossa mahdollisuutta yhtiökokousten siirtämiseen yli lakisääteisen takarajan. Näin ollen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden sisällä tilikauden päättymisestä.

Valtaosalla taloyhtiöistä tilikausi on kalenterivuosi, jolloin varsinainen yhtiökokous on pidettävä kesäkuun loppuun mennessä.

Mikäli määräaikaa jatkettaisiin virustilanteesta johtuen, tullaan siitä kertomaan välittömästi eri tiedotusvälineissä sekä yhdistyksen tiedotuskanavissa.

Aiheesta lisää osoitteessa www.ukl.fi/taloyhtio-ja-korona/

Kirjoittaja on Hyvinkään-Riihimäen-Mäntsälän Kiinteistöyhdistyksen toiminnanjohtaja.

Kommentoi